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Titel
Text copied to clipboard!Kaufmännischer Administrator
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten und detailorientierten Kaufmännischen Administrator, der unser Team bei der effizienten Verwaltung und Organisation kaufmännischer und administrativer Prozesse unterstützt. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Koordination von Büroabläufen, die Bearbeitung von Geschäftskorrespondenz, die Pflege von Datenbanken sowie die Unterstützung der Buchhaltung und des Controllings.
Als Kaufmännischer Administrator arbeiten Sie eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um einen reibungslosen Ablauf der täglichen Geschäftsprozesse sicherzustellen. Sie übernehmen Aufgaben im Bereich der Rechnungsstellung, der Kostenkontrolle und der Dokumentenverwaltung. Darüber hinaus sind Sie Ansprechpartner für interne und externe Anfragen und tragen zur Optimierung bestehender Verwaltungsprozesse bei.
Ein hohes Maß an Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit und Diskretion ist für diese Position unerlässlich. Sie sollten in der Lage sein, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und auch unter Zeitdruck präzise und zuverlässig zu arbeiten. Idealerweise verfügen Sie über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
Wir bieten Ihnen ein modernes Arbeitsumfeld, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln. Wenn Sie eine strukturierte Arbeitsweise mitbringen und Freude an administrativen Tätigkeiten haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Verwaltung und Pflege von Geschäftsdokumenten und Datenbanken
- Unterstützung der Buchhaltung bei der Rechnungsstellung und Kostenkontrolle
- Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen
- Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Geschäftskorrespondenz
- Erstellung von Berichten, Statistiken und Präsentationen
- Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und internen Abteilungen
- Überwachung von Fristen und Einhaltung interner Prozesse
- Mitarbeit bei der Optimierung administrativer Abläufe
- Pflege und Verwaltung von Verträgen und Akten
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Audits und internen Prüfungen
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erste Berufserfahrung im administrativen oder kaufmännischen Bereich
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Word
- Gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
- Hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
- Gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
- Teamfähigkeit und Flexibilität
- Selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Kenntnisse in Buchhaltung oder Controlling von Vorteil
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im Bereich der Büroorganisation?
- Wie gehen Sie mit mehreren Aufgaben gleichzeitig um?
- Welche Softwareprogramme beherrschen Sie sicher?
- Haben Sie bereits mit Buchhaltungs- oder ERP-Systemen gearbeitet?
- Wie stellen Sie sicher, dass Fristen eingehalten werden?
- Wie gehen Sie mit sensiblen Informationen um?
- Was motiviert Sie an administrativen Tätigkeiten?
- Wie würden Sie Ihre Arbeitsweise beschreiben?
- Welche Erfahrungen haben Sie in der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen?
- Wie reagieren Sie auf kurzfristige Änderungen oder neue Prioritäten?
